Gezocht: goed capaciteitsmatching- en planningssysteem

Reinaerde is een zorginstelling die 3.600 mensen met een verstandelijke of lichamelijke beperking ondersteuning biedt. Daar werken zo’n 2.500 medewerkers en 850 vrijwilligers elke dag aan, op veel verschillende locaties. Door het Coronavirus komt die dienstverlening waarschijnlijk de komende periode flink onder druk te staan. De kunst is dan om overzicht te houden van vraag en aanbod en alle beschikbare collega’s goed in te plannen op die plekken waar het nodig is. Daarnaast moet er vroegtijdig gesignaleerd kunnen worden waar gaten dreigen te vallen en die op vullen, zodat de zorg gegarandeerd blijft.

Waar is Reinaerde naar op zoek?
In zeer korte tijd (2 weken! eerder = beter) vanwege de druk van de coronacrisis, zoeken zij een partner die hen helpt bij het (verder) ontwikkelen, aanpassen, testen en startklaar maken van een (nieuwe) oplossing ten behoeve van snelle capaciteitsmatching en –planning van de dienstverlening vanwege de te verwachten uitval van zieke medewerkers door het Corona virus en een toenemende zorgvraag. 

Ze zoeken een partij met een zoveel mogelijk uitontwikkelde tool die direct met hen kan meedenken en schakelen. Ze plannen een doorloop tijd van 2 weken waarin ze van vraag- oplossing- test- draaien willen komen. 

Boven op de al bestaande huidige systemen die ze gebruiken (Beaufort, OWS (ORTEQ) - zie onder) en waar ook de link ligt met de salarisbetaling, willen ze op een gebruiksvriendelijke, adequate en snelle manier vanuit inzicht in overcapaciteit (incl. kwalificaties, kennis en kunde) de matching maken met de benodigde capaciteit op andere plekken.

Dit inzicht en deze matching moet daarnaast mogelijk zijn op meerdere niveaus (locatie-, gebieds- en organisatie niveau). Zodat ze op een snelle en adequate manier vraag (werk te doen, open diensten) en aanbod (capaciteit medewerkers in de zorg, medewerkers ondersteunende diensten en verder denkend verwanten en vrijwilligers) kunnen matchen en hier direct op kunnen plannen.

Aanvullend hierop moet deze capaciteit op basis van benodigde zorg ook concreet vooruit gepland kunnen worden.

Deze oplossing moet bovendien een goed alternatief vormen voor de huidige manier van plannen, want ze willen er na de coronacrisis mogelijk mee blijven werken! Daarom moet het vanuit het perspectief van medewerker en zorgvraag handiger, efficiënter en prettiger ingericht zijn dan de huidige manier van werken. 

Doel van de oplossing:

• Direct inzicht in capaciteitsvraagstuk op locatie niveau, regio niveau en organisatie niveau
• Zij werken op 180 locaties in 4 verschillende gebieden met in totaal 2.500 medewerkers en nu al 850 vrijwilligers. 
• Roosteren en plannen op Reinaerde (organisatie) niveau mogelijk 
• Roosteren en plannen op regionaal niveau (regio’s van Reinaerde) mogelijk
• Optimale inzet van bestaande medewerkers (primair proces en indien nodig ondersteunende en staf medewerkers)
• Minder ureninzet van planners (en dus van potentiele zorgmedewerkers) in roosteren en plannen, tijdswinst. 
• Real-time roosteren en plannen - indien geautomatiseerd (A.I) op basis van proven tech
• Koppeling van zorgmedewerkers en medewerkers ondersteunende diensten aan open diensten
• Extra: kunnen toevoegen van externen/informele ring (verwanten, vrijwilligers) 

Optioneel: 

• Goede look-en-feel
• Uitgaan van de zorg van de toekomst: wat is er dan nodig (bijv. zelfstandig roosteren)

Wat Reinaerde biedt

Ruimte voor het verder ontwikkelen en testen van een capaciteitsplanning en urenmatchingstool voor de zorg binnen een grote gehandicaptenzorgorganisatie.
    
Bij goede resultaten de mogelijkheid tot uitrol voor de hele organisatie en meteen een ingang naar andere vergelijkbare VG en ouderenzorgorganisaties, waaronder organisaties die net als zij deel uitmaken van Carante Groep. Carante Groep is een samenwerkingsverband van 13 organisaties, die ook nadrukkelijk meekijken in deze challenge om de oplossing die voor Reinaerde gekozen wordt ook beschikbaar te maken voor de andere aangesloten organisaties.

Voor nu vragen ze zoveel mogelijk een kosteloos aanbod en ontwikkeling, gezien de benodigde spoed, urgentie en beschikbare middelen. Na de crisis is er een mogelijkheid om een aanbod te doen voor daarna. Indien een investering voor jullie toch noodzakelijk is, graag aangeven en zo beperkt mogelijk houden. 

Voorwaarden voor deelname

• Ingeschreven staan bij de KVK
• Een werkende tool kunnen demonstreren
• Supersnel kunnen schakelen en leveren: binnen twee weken gezien de Coronacrisis
• Makkelijke koppeling met huidige systemen (zie ook excel Request for Information format ‘’technische gegevens”)
• Zij werken met Beaufort, OWS (ORTEQ), BI en hiermee moet het systeem te koppelen zijn. Ze zoeken voor nu geen vervanger van het huidige personeelssysteem, rooster- en urenverantwoordingssyteem.

Jullie pitch (zo bondig mogelijk!)

• Beschrijving van jullie oplossing
• Beschrijving van jullie bedrijf
• Ingevuld overzicht van gevraagde in gewenste functionaliteiten

We helpen u graag deze subsidie succesvol aan te vragen. Bekijk de gehele regeling op Starthubs of ga met ons in gesprek.

Interessante subsidies

Overheden, investeerders en fondsen zijn continu op zoek naar partners en projecten die Nederland duurzamer, innovatiever, socialer, veiliger en toekomstbestendig maken. Wij speuren door de stapel en pikken er wekelijks de mooiste subsidiemogelijkheden uit. Iets voor u? Neem contact op en ontmoet ons gedreven team.